Restauracje wybierają automatyczne programy do rezerwacji stolików, aby ograniczyć pomyłki, zmniejszyć liczbę rezerwacji, z których goście nie korzystają, oraz odciążyć pracowników od ciągłego odbierania telefonów podczas serwisu. System pomaga też lepiej wykorzystać miejsca na sali przez całą dobę. Przy rosnących kosztach pracy i produktów automatyczne rezerwacje nie są już tylko ciekawostką techniczną. Stają się narzędziem, które pomaga utrzymać płynność finansową i odpowiedni poziom zysku lokalu.
Współczesny gość często podejmuje decyzję o wyborze restauracji w kilka chwil. Może przeglądać media społecznościowe albo mapy późnym wieczorem, gdy lokal jest już zamknięty. Rozwiązania takie jak program MyRest do rezerwacji stolików pozwalają od razu zamienić zainteresowanie klienta w potwierdzoną rezerwację. Gość nie musi czekać na telefon od managera ani wymieniać kilku e-maili. Dzięki temu restauracja może zdobyć klienta, który w innym przypadku wybrałby konkurencję.
Jak działa automatyczny system rezerwacji stolików?
Automatyczny system rezerwacji to cyfrowe narzędzie, które działa na bieżąco i łączy różne kanały kontaktu z aktualnym planem sali. Gość wybiera datę, godzinę i liczbę osób za pomocą formularza na stronie internetowej lub w mediach społecznościowych. Program sprawdza dostępne miejsca na podstawie planu sali oraz ustawionych zasad dotyczących godzin i czasu trwania wizyty.
Po wybraniu odpowiedniego stolika system blokuje go w jednej bazie danych. Następnie wysyła gościowi potwierdzenie SMS-em lub e-mailem. W razie potrzeby może też pobrać zadatek albo dane karty płatniczej. Cały proces trwa kilka sekund i nie wymaga pracy osoby obsługującej salę.
Dlaczego notes i rezerwacje telefoniczne przestają wystarczać?
Papierowy zeszyt trzymany przy barze jest jednym z mniej bezpiecznych sposobów zapisywania rezerwacji. Może zostać zalany, zgubiony albo zniszczony. Problemem bywa też odczytanie pisma, szczególnie po wielu godzinach pracy. Podczas intensywnego serwisu hałas i muzyka utrudniają rozmowy telefoniczne. Łatwo wtedy pomylić datę, nazwisko lub liczbę gości.
Papierowy notes nie może też sam kontaktować się z gościem. Nie wyśle przypomnienia, nie poprosi o potwierdzenie wizyty i nie przekaże zasad anulowania rezerwacji. Restauracja, która korzysta tylko z telefonu, traci czas pracowników. Zamiast zajmować się osobami przy stolikach, pracownicy spędzają wiele godzin na odbieraniu podobnych połączeń.
Jakie problemy rozwiązuje cyfrowe zarządzanie stolikami?
Cyfrowe zarządzanie pomaga lepiej wykorzystać miejsce na sali. Kelner zapisujący rezerwację w notesie może przydzielić czteroosobowy stolik dwóm osobom o godzinie 18:00 i zablokować go na cały wieczór. W tym czasie o 20:00 mogłaby pojawić się przy nim kolejna grupa.
Program układa rezerwacje w odpowiednich przedziałach czasowych. Może proponować gościom godziny, które pozwalają wykorzystać ten sam stolik kilka razy podczas jednej zmiany. Ogranicza to puste okresy między rezerwacjami i zmniejsza straty spowodowane wizytami, które nie doszły do skutku bez wcześniejszej informacji.
Najważniejsze korzyści automatyzacji rezerwacji w restauracji
Rezerwacje online dostępne przez całą dobę
Goście rezerwują stoliki wtedy, gdy mają wolną chwilę. Często robią to późnym wieczorem, rano albo podczas przerwy w pracy, gdy nie mogą spokojnie rozmawiać przez telefon. Tradycyjna restauracja może stracić taką rezerwację, jeśli nikt nie odbierze telefonu poza godzinami otwarcia.
Automatyczny system pozwala sprzedawać miejsca przez 24 godziny na dobę i 7 dni w tygodniu. Gość otrzymuje potwierdzenie w kilkanaście sekund. Nie musi czekać na odpowiedź, więc rzadziej rezygnuje i nie wybiera w tym czasie innej restauracji.
Mniej pracy dla personelu i mniej połączeń telefonicznych
Telefon dzwoniący w czasie wieczornego szczytu utrudnia pracę całemu zespołowi. Każda rozmowa odciąga pracownika od podawania dań, nalewania wina i opieki nad gośćmi, którzy są już w lokalu.
Przeniesienie większości rezerwacji do internetu ogranicza liczbę telefonów na sali. Pracownicy mogą skupić się na obsłudze i atmosferze w restauracji. Zyskują też więcej czasu na proponowanie dodatkowych dań i napojów oraz na budowanie dobrych relacji z gośćmi.
Lepsze wykorzystanie stolików i większa liczba obsłużonych gości
Program rezerwacyjny korzysta z zasad dotyczących liczby miejsc i układu sali. Zamiast przydzielać stoliki przypadkowo, dobiera ich wielkość do liczby gości. Dwie osoby nie zajmują więc dużego stolika dla czterech osób, chyba że aktualne obłożenie na to pozwala.
System może też ustawić czas wizyty, na przykład 90 minut podczas lunchu i 120 minut podczas kolacji. Dzięki temu restauracja może zaplanować dwa, a czasem nawet trzy pełne obroty sali w ciągu jednego wieczoru. Wpływa to na wyższy wskaźnik RevPASH, czyli przychód z jednego dostępnego miejsca w ciągu godziny.
Ograniczenie pustych stolików dzięki przypomnieniom
No-show oznacza sytuację, w której goście nie przychodzą na zarezerwowaną wizytę i wcześniej o tym nie informują. Taki problem może obniżyć miesięczny wynik restauracji nawet o kilkanaście procent. Często powodem jest zwykłe zapomnienie o rezerwacji zrobionej kilka dni wcześniej.
Automatyczne SMS-y i e-maile mogą być wysyłane na przykład 24 godziny oraz 2 godziny przed wizytą. Wiadomość zawiera przycisk do potwierdzenia albo anulowania rezerwacji. Restauracja szybko dowiaduje się, że stolik będzie wolny, i może udostępnić go innej osobie lub gościowi, który przychodzi bez rezerwacji.
Personalizacja obsługi dzięki historii wizyt i danym CRM
Nowoczesny program może tworzyć profil gościa na podstawie jego wcześniejszych wizyt. Przy nazwisku klienta można zapisać informacje o ulubionym stoliku, na przykład miejscu przy oknie, preferowanych winach, alergiach pokarmowych oraz ważnych datach, takich jak urodziny i rocznice.
Kelner witający gościa może dzięki temu od razu nawiązać do jego preferencji, zaproponować ulubiony aperitif albo przygotować spokojny stolik. Nie trzeba ponownie zadawać tych samych pytań. Taka uważna obsługa pomaga budować lojalność, czego nie da się osiągnąć za pomocą samego papierowego zeszytu.
Automatyczne rezerwacje a doświadczenie gościa
Prosty proces rezerwacji bez oczekiwania na odpowiedź restauracji
Wrażenia gościa zaczynają się jeszcze przed wejściem do restauracji. Jeśli potencjalny klient musi kilka razy dzwonić na zajęty numer albo czekać wiele godzin na odpowiedź w mediach społecznościowych, od początku może źle ocenić lokal.
Prosty formularz rezerwacyjny pozwala przejść przez cały proces w trzech krokach: wybrać termin, podać liczbę osób i wpisać dane kontaktowe. Szybka odpowiedź daje gościowi poczucie pewności. Restauracja od pierwszego kontaktu wygląda na dobrze zorganizowaną.
Łatwa zmiana lub anulowanie rezerwacji
Plany mogą zmienić się z wielu powodów. Część osób czuje skrępowanie, gdy musi telefonicznie odwołać wizytę. W takiej sytuacji niektórzy wolą w ogóle się nie pojawić. Automatyczny system usuwa tę trudność.
Wiadomość z potwierdzeniem może zawierać link do zmiany lub anulowania rezerwacji. Gość może odwołać wizytę jednym kliknięciem, bez stresu i rozmowy telefonicznej. Restauracja od razu odzyskuje wolny stolik i może zaproponować go kolejnej osobie.
Mniej pomyłek i bardziej przewidywalna obsługa na miejscu
Trudno o gorszą sytuację niż przybycie gościa z ważnymi partnerami biznesowymi na zaplanowany obiad, gdy obsługa nie może znaleźć jego nazwiska w papierowym terminarzu. Takie błędy mogą na długo zepsuć opinię o restauracji.
W systemie cyfrowym, takim jak myrest.io, każda rezerwacja ma własny numer, dokładną datę utworzenia i przypisany stolik. Gość wie, że jego rezerwacja została zapisana. Pracownicy mogą przygotować miejsce przed jego przybyciem. Po obu stronach jest dzięki temu mniej niepewności.
Jakie kanały rezerwacji może obsługiwać automatyczne oprogramowanie?
Rezerwacje przez stronę internetową restauracji
Strona internetowa jest wizytówką lokalu. Goście odwiedzają ją, aby sprawdzić menu, ceny i zdjęcia wnętrza. Umieszczony na niej formularz rezerwacyjny pozwala od razu przejść od oglądania oferty do wybrania stolika.
Bezpośrednie połączenie formularza ze stroną oznacza, że restauracja nie musi płacić pośrednikowi za zdobycie gościa. Lokal zachowuje kontrolę nad wyglądem formularza, sposobem kontaktu i prezentacją marki. Może też budować własną bazę klientów.
Rezerwacje z Google, aplikacji i platform gastronomicznych
Wiele osób szuka restauracji w Google, korzysta z Google Maps albo pyta asystenta AI o dobre lokale w pobliżu. Połączenie systemu z profilem Google pozwala wyświetlić przycisk „Zarezerwuj stolik” bezpośrednio w wynikach wyszukiwania.
Program może także łączyć się z zewnętrznymi aplikacjami, katalogami i platformami gastronomicznymi. Niezależnie od tego, czy gość trafi na restaurację przez katalog, mapę czy aplikację mobilną, jego rezerwacja trafia do jednej bazy. Zmniejsza to ryzyko podwójnego przydzielenia tego samego stolika.
Rezerwacje telefoniczne wprowadzane przez pracownika do jednego systemu
Automatyzacja nie oznacza całkowitego zamknięcia się na rozmowy telefoniczne. Część gości, szczególnie osoby starsze lub klienci planujący większe wydarzenia, nadal woli bezpośredni kontakt. Ważne jest jednak to, co pracownik robi po odebraniu telefonu.
Zamiast zapisywać dane ołówkiem, pracownik otwiera cyfrowy plan sali na terminalu POS lub tablecie. Wpisuje dane gościa, a program od razu sprawdza wolne miejsca i wysyła SMS z potwierdzeniem. Rezerwacje ze wszystkich kanałów trafiają do tego samego systemu.
Potwierdzenia SMS, e-mail i wiadomości w aplikacji
Automatyczna komunikacja może odbywać się w kilku kanałach. System wyśle e-mail z możliwością dodania wizyty do kalendarza Google lub Apple, wiadomość SMS albo powiadomienie w aplikacji mobilnej. Restauracja może dopasować sposób kontaktu do wybranej grupy gości.
Gość ma w jednym miejscu wszystkie informacje o rezerwacji: adres lokalu, godzinę wizyty, wskazówki dotyczące dojazdu oraz dane o menu degustacyjnym. Ogranicza to liczbę pytań zadawanych telefonicznie pracownikom.
Jak automatyczne oprogramowanie zapobiega overbookingowi i błędom?
Aktualna mapa sali i dostępność stolików w czasie rzeczywistym
Podstawą bezpiecznej pracy restauracji jest cyfrowy plan sali aktualizowany na bieżąco w chmurze. Recepcja, bar i kuchnia mogą korzystać z tego samego obrazu obłożenia. Każda zmiana pojawia się w systemie po kilku chwilach.
Gdy gość rezerwuje stolik przez internet, program od razu usuwa to miejsce z pozostałych kanałów. Dzięki temu dwóch pracowników nie przydzieli tego samego stolika różnym grupom. Nie zrobi tego również formularz internetowy.
Automatyczne łączenie rezerwacji z czasem wizyty i liczbą gości
Planowanie czasu pracy sali wymaga dokładnych zasad. Program może przypisać rezerwacji konkretny czas zależny od liczby osób, na przykład 75 minut dla dwóch gości, 105 minut dla czterech osób i 150 minut dla grup większych niż sześć osób.
System może także łączyć mniejsze, ruchome stoliki w większy zestaw dla dużej grupy. Po zakończeniu wizyty automatycznie rozdziela je z powrotem na pojedyncze miejsca. Dzięki temu pracownik nie musi samodzielnie liczyć dostępnych miejsc i rzadziej dochodzi do błędów.
Powiadomienia, potwierdzenia i lista oczekujących
Gdy wszystkie stoliki są zajęte, tradycyjna restauracja często odmawia przyjęcia kolejnych rezerwacji. Automatyczny program może uruchomić wirtualną listę oczekujących. Jeśli ktoś anuluje wizytę, system wysyła SMS do osób czekających i pyta, czy chcą zająć wolny termin.
Połączenie listy oczekujących z obowiązkiem potwierdzenia rezerwacji kilka godzin przed wizytą dobrze chroni przed pustymi stolikami. Restauracja może szybko uzupełnić wolne miejsce, a manager nie musi w ostatniej chwili szukać gości na zwolniony stolik.
System rezerwacji jako część technologii restauracyjnej
Integracja z systemem POS i płatnościami
Programy dają najwięcej korzyści, gdy mogą wymieniać między sobą dane. Połączenie systemu rezerwacji z POS-em, czyli systemem sprzedaży, pozwala przypisać rachunek do konkretnej rezerwacji i profilu gościa.
Po zajęciu stolika kelner otwiera rachunek powiązany z danymi z rezerwacji. Można w ten sposób obsługiwać przedpłaty, zadatki i kaucje. Kwota zapłacona podczas rezerwacji może zostać automatycznie odjęta od końcowego rachunku przy zamykaniu stolika.
Połączenie z systemem zarządzania stolikami i cyfrowym floor managementem
Cyfrowy plan sali pokazuje aktualny stan każdego stolika. Hostessa lub kierownik sali może zobaczyć na tablecie, czy stolik jest zarezerwowany, zajęty, oczekuje na danie główne, jest po deserze albo czeka na rachunek. Różne kolory ułatwiają szybkie odczytanie informacji.
Takie dane pomagają przewidzieć, kiedy stolik będzie wolny. Jeśli goście zostają dłużej, obsługa może wcześniej zareagować i skierować następną grupę do innego stolika o odpowiedniej wielkości. Goście nie muszą czekać przy wejściu na miejsce zajęte przez poprzednią grupę.
Integracja z CRM, stroną internetową, Google i mediami społecznościowymi
Połączenie wszystkich kanałów sprawia, że informacje o gościach nie są rozrzucone w kilku osobnych bazach. Przycisk „Zarezerwuj teraz” w mediach społecznościowych oraz rezerwacje z profilu Google mogą trafiać do jednego systemu.
Centralny CRM zbiera dane o zachowaniu klientów, takie jak średnia wartość rachunku, częstotliwość wizyt, ulubione dni tygodnia i liczba anulacji. Restauracja może na tej podstawie wysyłać lepiej dobrane wiadomości, na przykład zaproszenia na menu sezonowe do osób, które nie odwiedziły lokalu od trzech miesięcy.
Raporty dotyczące obłożenia, anulacji i popularnych godzin
Podejmowanie decyzji tylko na podstawie przeczucia może prowadzić do niepotrzebnych kosztów. System rezerwacji tworzy raporty pokazujące, jak zmienia się popyt w poszczególnych godzinach, dniach i porach roku.
Manager może sprawdzić liczbę no-show, średni czas wizyty oraz godziny o słabszym obłożeniu, nazywane też shoulder hours. Takie informacje pomagają ustalać grafiki pracowników, planować promocje w spokojniejszych porach i lepiej zamawiać produkty do kuchni.
Dlaczego system ma szczególne znaczenie w okresach dużego popytu?
Walentynki, święta i weekendy jako test systemu rezerwacji
Weekend, Andrzejki, spotkania wigilijne i Walentynki to dla restauracji dni wyjątkowo dużego ruchu. Liczba pytań o stoliki może być wtedy kilka razy większa niż zwykle. Próba obsługi wszystkich telefonów ręcznie często paraliżuje pracę lokalu.
W takich dniach proste programy i ręczne zapisy łatwo prowadzą do pomyłek oraz podwójnych rezerwacji. Automatyczny system pomaga obsłużyć duży ruch bez konfliktów i lepiej przygotować salę na szczególnie intensywny serwis.
Jak automatyzacja pomaga obsłużyć nagły wzrost liczby rezerwacji?
Program działający w chmurze może obsługiwać większą liczbę użytkowników bez ręcznego zwiększania zasobów. Gdy setki osób próbują zarezerwować stolik na ten sam wieczór, system przetwarza zgłoszenia w ustalonej kolejności. Każda rezerwacja korzysta z tej samej informacji o dostępnych miejscach, więc jeden stolik nie zostanie przydzielony dwóm grupom.
Automatyzacja pozwala wypełnić kalendarz rezerwacji na ważne wieczory w kilkadziesiąt minut. Pracownicy nie muszą przez wiele godzin prowadzić rozmów telefonicznych. Cały plan sali może być gotowy z dużym wyprzedzeniem.
Zasady pobierania przedpłat i potwierdzania rezerwacji grupowych
W dni o dużym popycie każda pusta rezerwacja oznacza dużą stratę. Restauracja mogła odmówić miejsca wielu innym osobom. Z tego powodu systemy rezerwacyjne mogą przy rezerwacjach świątecznych i grupowych automatycznie pobierać zadatek albo blokować określoną kwotę na karcie.
Wymóg wpłaty na przykład 50 lub 100 zł od osoby przy rezerwacji na Walentynki czy Sylwestra mocno ogranicza liczbę nieobecności. Wskaźnik no-show może spaść do poziomu poniżej 1-2%. Gość traktuje rezerwację poważniej, a restauracja otrzymuje rekompensatę nawet wtedy, gdy klient odwoła wizytę w ostatniej chwili.
Czy automatyzacja rezerwacji ma ograniczenia?
Potrzeba przeszkolenia zespołu i aktualizacji danych
Nawet dobry program nie pomoże, jeśli pracownicy nie będą korzystać z niego w ustalony sposób. Na początku problemem może być przyzwyczajenie do starych metod oraz brak regularnego zmieniania statusu stolików.
Jeśli kelner posadzi gości bez rezerwacji, ale nie zaznaczy tego na cyfrowym planie sali, system uzna stolik za wolny. Może wtedy przydzielić go osobie rezerwującej przez internet. Z tego powodu potrzebne są szkolenie i codzienne stosowanie tych samych zasad przez cały zespół.
Ryzyko awarii, problemów z internetem i błędnej konfiguracji
Korzystanie z technologii wiąże się z możliwością przerwy w dostawie prądu, awarii internetu albo błędnego ustawienia programu. Nieprawidłowe bufory czasowe mogą spowodować nałożenie się kilku rezerwacji.
Programy dla restauracji często mają tryb offline i kopie zapasowe. Lokal powinien jednak mieć także plan działania na wypadek całkowitego braku połączenia. Dzięki temu obsługa może pracować dalej bez zamieszania.
Dlaczego technologia nie zastępuje kontaktu z gościem?
Program pomaga w pracy administracyjnej, ale nie zastąpi uśmiechu, empatii i prawdziwej gościnności. Zbyt duża liczba automatycznych wiadomości może sprawić, że kontakt z restauracją będzie chłodny i bezosobowy.
Technologia powinna przejąć powtarzalne zapisy i formalności, aby pracownicy mieli więcej czasu dla osób przy stolikach. To kontakt z zespołem tworzy atmosferę, z powodu której goście chcą wracać.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze oprogramowania do rezerwacji stolików?
Funkcje dopasowane do wielkości i modelu restauracji
Małe bistro z często zmienianym menu ma inne potrzeby niż duża restauracja rodzinna z salą zabaw. Jeszcze innych funkcji potrzebuje lokal fine dining z wielodaniowym menu degustacyjnym. Przed wyborem programu warto sprawdzić, czy można ustawić różny czas wizyty zależnie od pory dnia i rodzaju zamówienia.
Przydatne są również reguły zmieniające się zależnie od sytuacji. System może na przykład wyłączyć rezerwacje online w ogródku, gdy prognozowana jest zła pogoda, albo ustawić minimalną liczbę osób dla dużej loży.
Integracje, bezpieczeństwo danych i zgodność z RODO
Restauracja, która zbiera dane kontaktowe gości, musi przestrzegać przepisów RODO. Program powinien bezpiecznie przechowywać dane, szyfrować połączenia oraz pozwalać jasno zarządzać zgodami marketingowymi. Gość powinien też móc zażądać usunięcia swoich danych.
Ważne jest również to, czy system można połączyć z innymi narzędziami. Sprawdzone API ułatwia integrację z POS-em, płatnościami online i programami do wysyłania e-maili marketingowych.
Obsługa wielu lokali, sal i typów stolików
Sieci restauracji i rozwijające się firmy gastronomiczne potrzebują wygodnego zarządzania kilkoma miejscami. Program powinien pozwalać managerowi przełączać się między lokalami z jednego konta.
W pojedynczej restauracji system powinien obsługiwać różne strefy, takie jak sala główna, antresola, bar, sala VIP i ogródek. Dla każdej strefy można wtedy ustawić osobne zasady rezerwacji.
Koszt wdrożenia, abonamentu i dodatkowych funkcji
Firmy oferujące programy rezerwacyjne stosują różne sposoby rozliczeń. Niektóre pobierają opłatę za każdego zarezerwowanego gościa, czyli model per cover. Przy dużej liczbie rezerwacji taki koszt może mocno zwiększyć miesięczne wydatki.
Inne programy działają na zasadzie stałego abonamentu SaaS, który nie zależy od liczby rezerwacji. Przed podpisaniem umowy warto policzyć cały koszt korzystania z systemu. Należy uwzględnić SMS-y, integracje oraz opłaty operatorów płatności związane z pobieraniem zadatków.
Wsparcie techniczne, szkolenie personelu i możliwość skalowania
Restauracje pracują wtedy, gdy wiele zwykłych biur obsługi jest już zamkniętych, szczególnie w piątkowe wieczory i weekendy. Przed wyborem dostawcy trzeba sprawdzić, czy pomoc techniczna jest dostępna w godzinach największego ruchu.
Przydatny jest opiekun przypisany do restauracji, proste materiały dla nowych pracowników i możliwość rozbudowy systemu. Program powinien sprawdzić się także wtedy, gdy firma otworzy kolejne lokale.
Jak wdrożyć automatyczny system rezerwacji w restauracji?
Audyt obecnego procesu rezerwacji i obłożenia sali
Wdrożenie warto zacząć od sprawdzenia, jak obecnie wygląda obsługa rezerwacji. Należy przejrzeć wcześniejsze zapisy, sprawdzić godziny największego i najmniejszego ruchu oraz policzyć, jak często goście nie przychodzą na umówione wizyty.
Trzeba też ustalić, skąd najczęściej przychodzą pytania: z telefonu, Instagrama czy e-maila. Dobrze jest policzyć, ile czasu pracownicy poświęcają na ręczne odpowiadanie. Te dane pomogą ustalić, co restauracja chce osiągnąć po wdrożeniu programu.
Konfiguracja stolików, godzin, czasu wizyty i zasad anulacji
W kolejnym kroku należy odtworzyć lokal w systemie. Trzeba wprowadzić plan sali, numery stolików, liczbę miejsc oraz możliwość łączenia kilku stolików dla większych grup.
Należy również ustawić konkretne zasady. Mogą one określać, z jakim wyprzedzeniem można rezerwować stolik, na przykład najpóźniej 2 godziny przed wizytą, ile czasu ma każda grupa oraz jak działa anulowanie. Regulamin powinien jasno opisywać zadatki i termin bezpłatnej rezygnacji.
Połączenie systemu ze stroną, POS-em i kanałami online
Po ustawieniu programu trzeba podłączyć miejsca, w których goście składają rezerwacje. Formularz należy umieścić na stronie restauracji i sprawdzić, czy działa wygodnie na telefonach. Warto także połączyć go z profilem firmy w Google.
Następnie konfiguruje się przyciski na profilach społecznościowych oraz połączenie z terminalami POS i płatnościami online. Wszystkie kanały powinny przekazywać dane do jednej bazy.
Testy przed uruchomieniem i szkolenie pracowników
Włączenie systemu po raz pierwszy podczas weekendowego wieczoru może spowodować wiele problemów. Przed udostępnieniem gościom warto przeprowadzić testy w spokojniejszym dniu.
Pracownicy powinni przećwiczyć przyjmowanie rezerwacji telefonicznej, zmianę terminu na prośbę gościa, zmianę stolika i zaznaczanie przybycia grupy. Dopiero gdy zespół swobodnie korzysta z programu, można oficjalnie uruchomić rezerwacje online.
Czy restauracja powinna przejść na automatyczne rezerwacje?
Kiedy inwestycja zwraca się dzięki oszczędności czasu i większemu obłożeniu?
Automatyczne rezerwacje najszybciej zwracają się w lokalach, które mają niewiele stolików, wysoki średni rachunek oraz duży ruch w weekendy i wieczory. W takich restauracjach odzyskanie dwóch lub trzech stolików miesięcznie, które wcześniej zostałyby puste z powodu no-show, może pokryć koszt abonamentu.
Oszczędność widać także w czasie pracy zespołu. Jeśli pracownik nie musi przez 2-3 godziny dziennie odbierać telefonów i odpowiadać na wiadomości, może zająć się obsługą gości albo przygotowaniem sali przed rozpoczęciem serwisu.
Jakie wskaźniki porównać przed i po wdrożeniu?
Aby sprawdzić, czy program przynosi korzyści, manager powinien porównać dane z co najmniej trzech miesięcy przed wdrożeniem i trzech miesięcy po jego rozpoczęciu. Warto sprawdzić:
- Wskaźnik no-show: procent rezerwacji, na które goście nie przyszli i wcześniej tego nie zgłosili.
- Wskaźnik obrotu stolika (Table Turn Rate): liczba grup obsłużonych przy danym stoliku podczas jednego serwisu.
- RevPASH (przychód na dostępne krzesło-godzinę): wskaźnik łączący sprzedaż z czasem i liczbą miejsc w lokalu.
- Liczba rezerwacji poza godzinami pracy lokalu: liczba rezerwacji otrzymanych w nocy i nad ranem.
Automatyzacja jako sposób na sprawniejszą obsługę i rozwój restauracji
Programy rezerwacyjne będą coraz częściej współpracować z asystentami sztucznej inteligencji. W przyszłości taki asystent może zarezerwować stolik za użytkownika, łącząc się bezpośrednio z systemem restauracji. Przy wyborze miejsca weźmie pod uwagę gust, budżet i kalendarz gościa. Restauracje bez cyfrowego systemu rezerwacji mogą być dla takich asystentów niewidoczne.
Kolejny kierunek rozwoju to elastyczne zarządzanie cenami i pojemnością sali, znane między innymi z hoteli i linii lotniczych. Restauracja może ustalić minimalny wydatek na osobę w najbardziej popularnych godzinach albo zaproponować mały bonus za wybranie spokojniejszej pory. Dane o przewidywanej liczbie gości mogą też pomóc kuchni w planowaniu zakupów. Dzięki temu szef kuchni zamawia tyle świeżych produktów, ile potrzeba, i ogranicza marnowanie jedzenia.
Materiał reklamowy.
Dodaj komentarz